6 conseils pour mieux commander et gérer vos fournitures médicales

1. FAMILIARISEZ-VOUS AVEC LA COMMANDE ET LES FOURNITURES MÉDICALES 

Savoir quels types de fournitures, quelles quantités et où les fournitures doivent être expédiées sont autant d’éléments importants à garder à l’esprit lors de la commande de matériel médical. Les articles pourraient être indisponibles chez le fabricant ou avoir des restrictions basées sur le type de fournitures, ce qui pourrait affecter votre commande initiale. Savoir où les fournitures sont destinées peut vous aider à prendre en compte le temps de transit pour la livraison. 

Assurez-vous d’être aussi précis que possible lors de la commande. Se familiariser avec la force de la fourniture médicale et connaître la marque peut aider au processus de commande. Pour faciliter l’expédition, il est utile de connaître les douanes, les courtiers et le stockage des fournitures médicales avant de passer la commande. Pour réduire les coûts, il est souvent bien de commander des médicaments génériques plutôt que des noms de marque. 

Une fois que l’équipement médical arrive au projet, le gaspillage est couramment observé dans le domaine médical. Le plus souvent, les fournitures médicales sont gaspillées parce que quelqu’un n’est pas familier avec un article. De nombreuses fournitures médicales doivent rester non ouvertes jusqu’au moment de leur utilisation afin de garantir leur stérilité. Une fois qu’un article est ouvert, il ne peut pas être conservé pour une utilisation ultérieure.

La meilleure façon de commander et de réduire les déchets est de se familiariser, et toute autre personne susceptible d’utiliser les articles médicaux. En outre, il peut être utile de garder certains articles à portée de main dans le but spécifique de s’entraîner et de s’exercer.

2. RÉDUIRE LA DISTANCE ENTRE LES ARTICLES

De nombreuses fournitures médicales sont nécessaires au pied levé, et sont souvent égarées. Pour cette raison, les articles sont souvent commandés à nouveau parce qu’ils sont introuvables – même si le stock n’est pas réellement faible.

Réduire autant que possible la distance entre les zones de stockage des fournitures médicales. Garder les articles à proximité, facilement accessibles et dans des endroits cohérents diminue les stocks redondants. Cela réduit également le stress et le temps de réponse lors d’une urgence.

3. PROTÉGEZ VOS FOURNITURES UNE FOIS QU’ELLES ARRIVENT

Il est préférable de stocker les fournitures médicales dans des conteneurs durables. La plupart des fabricants de produits médicaux souples ne prévoient pas que leurs fournitures restent dans les boîtes d’expédition dans lesquelles elles arrivent. Assurez-vous de connaître la température à laquelle les fournitures doivent être stockées et les instructions spécifiques de stockage. La plupart des fournitures médicales doivent être conservées à température ambiante et stockées au sec. 

Prévenir la casse et le surstockage en retirant les fournitures de leur emballage d’origine et en les stockant dans des récipients durables et transparents.Non seulement les fournitures resteront en sécurité, mais les contenants transparents permettent aux prestataires médicaux de trouver facilement et rapidement l’article qu’ils recherchent.

4. STANDARDISEZ VOS KITS MÉDICAUX

Tous les articles de vos kits médicaux doivent être étiquetés avec précision afin que vous puissiez les retrouver facilement alors que la pression est forte en cas d’urgence. Si votre main-d’œuvre parle plusieurs langues, rendez vos étiquettes multilingues ; les barrières linguistiques sont la dernière chose que vous voulez avoir en travers de la route lorsque vous remédiez à une situation médicale.

Inclure un guide dans la trousse qui explique comment utiliser les articles peut également être un ajout utile.

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5. SIMPLIFIEZ VOTRE SYSTÈME D’INVENTAIRE

Les systèmes d’inventaire peuvent rapidement devenir trop complexes et frustrants. Cela peut conduire à une augmentation des commandes de fournitures basées sur des intuitions et des désirs plutôt que sur un comptage précis des stocks.

Prendre le temps de créer un système d’inventaire simple et facile à utiliser augmente la qualité des soins et la conformité de vos prestataires médicaux.La mise en œuvre d’un système d’inventaire numérique réduit la confusion entre les membres de l’équipe et permet aux acheteurs de suivre facilement quels articles doivent être réorganisés. L’utilisation de la lecture de codes-barres (disponible sur de nombreux smartphones) garantit que les prestataires médicaux suivent et commandent exactement les articles qu’ils ont l’intention de commander et réduit les réapprovisionnements accidentels d’articles inutiles.

Veuillez vous assurer de référencer l’article spécifique lors d’une nouvelle commande pour faciliter le processus de devis. Un système d’inventaire pourrait inclure les quantités, les numéros de lot et les dates d’expiration des fournitures médicales. 

6. SURVEILLER LES COMMANDES DE FOURNITURES

Les directives de commande de fournitures médicales doivent être strictes et, si possible, une personne de la chaîne d’achat doit superviser les commandes afin d’éviter les commandes préférentielles d’un fournisseur à l’autre.

Bien qu’il existe des exceptions évidentes à cette règle (type de gant stérile, équipement de protection individuelle préféré, etc.), l’application des directives permet d’augmenter la conformité et de réduire les achats inutiles. Soyez strict dans vos directives de commande.

Les directives pourraient inclure le fait de savoir qui est votre point de contact pour la commande, de demander une date d’expédition estimée et de demander le numéro de suivi une fois la commande expédiée. 

Après avoir mis en œuvre ces conseils, il est préférable de les revoir tous les six mois à un an. Il y a toujours quelque chose à améliorer. Un examen constant est le meilleur moyen de trouver ce que c’est et d’établir un plan d’action. Pour commander en toute simplicité suivez le lien commande materiel medical